Organizacja wyjazdu firmowego

Integracja, szkolenia, eventy oraz spotkania biznesowe to tylko niektóre z potencjalnych powodów wyjazdów firmowych. Ich organizacja to nie lada wyczyn. W zależności od charakteru podróży trzeba wziąć pod uwagę różne dodatkowe aspekty, takie jak nocleg, wyżywienie, atrakcje, miejsce na szkolenia lub bankiet. Wszystko trzeba zaplanować z największą dokładnością tak, aby ograniczyć koszty i maksymalnie wykorzystać czas wyjazdu.

Idealne miejsce na nocleg

Wyjazd firmowy powinien być zorganizowany w lokalizacji, w której pracownicy będą mieli wszystko pod ręką. Hotel oraz miejsca szkoleń czy innych atrakcji powinny się znajdować w jednym obiekcie albo chociaż w niedalekiej odległości, którą można pokonać w zaledwie kilka minut pieszo. Obiekty w różnych częściach miasta nie są dobrym rozwiązaniem pod względem logistycznym. Dojazdy to przede wszystkim strata czasu, który jest mocno ograniczony podczas takich wyjazdów, a także dodatkowe koszty i oczywiście znaczne utrudnienie w zapewnieniu bezpieczeństwa.

Idealnym rozwiązaniem jest ośrodek lub hotel z salą konferencyjną, restauracją i innymi atrakcjami. Organizacja czasu w jednym obiekcie to świetne rozwiązanie pod względem bezpieczeństwa, gdyż każdy pracownik przebywa w jednym miejscu, a zaoszczędzone koszty transportu można przeznaczyć na inne cele.

Ośrodki wypoczynkowe to świetne miejsce na wyjazdy integracyjne. Zazwyczaj są one położone w pobliżu lasów, ścieżek dydaktycznych czy jeziora, co daje większe możliwości na zabawy i gry w plenerze. W takich okolicznościach przyrody można zorganizować ognisko, podchody lub zyskujące na coraz większej popularności atrakcje na świeżym powietrzu w postaci paintballa czy integracyjnego survivalu.

Podczas wyjazdów szkoleniowych czy pozamiejskich spotkań biznesowych najważniejsze jest miejsce do ich przeprowadzania. W wybranym hotelu powinna się znajdować odpowiednich rozmiarów sala konferencyjna, która pozwoli na pomieszczenie wszystkich uczestników, zachowując jednocześnie komfort pracy. Oprócz tego takie pomieszczenia powinny być wyposażone w dodatkowy sprzęt, taki jak rzutnik, tablica oraz nagłośnienie umożliwiające przeprowadzenie warsztatów, rozmów czy szkoleń na najwyższym poziomie.

Wyżywienie

W dzisiejszych czasach kwestia wyżywienia nie jest tak oczywista, jak kilkanaście lat temu. Nie wystarczy jedno wspólne menu dla wszystkich uczestników. Potrawy muszą być na tyle różnorodne, żeby każdy, bez względu na rodzaj diety, mógł się najeść bez wychodzenia z hotelu. Najlepszym rozwiązaniem będzie obiekt oferujący posiłki w formie szwedzkiego stołu, na którym znajdą się produkty na tyle różnorodne, żeby zadowolić wszystkich. Oprócz tego dodatkowym plusem będzie restauracja à la carte, z której – w razie potrzeby – będą mogli skorzystać uczestnicy wyjazdu.

Przestrzeń na imprezę lub bankiet

Przy wyborze odpowiedniej bazy noclegowej powinno się zwrócić szczególną uwagę na to, czy sala okolicznościowa pasuje wystrojem do charakteru wydarzenia i czy pomieści zaplanowaną liczbę gości. Bez względu na to, czy będzie to przyjęcie z daniami serwowanymi przy stołach, czy stojący bankiet z przekąskami i słodkimi monoporcjami — miejsca musi być na tyle dużo, aby goście mogli swobodnie się poruszać. Oprócz tego, przy wyborze sali warto zwrócić uwagę na to, czy w pomieszczeniu znajduje się mikrofon lub chociażby istnieje możliwość jego podpięcia. Tego typu sprzęt będzie niezbędny do przywitania gości, wygłoszenia mowy lub przedstawienia prezentacji. Nie chcemy przecież, aby prezes firmy lub gość specjalny byli słyszani jedynie w pierwszym rzędzie.

Jednymi z najistotniejszych aspektów podczas planowania wyjazdu firmowego są lista osób i charakter tej podróży. Obiekt nie może być zbyt mały – musi pomieścić zaplanowaną liczbę osób nie tylko nocujących w hotelu, ale także dodatkowych uczestników poszczególnych warsztatów i szkoleń oraz gości bankietowych. Natomiast zorganizowanie eleganckiego bankietu na terenie rekreacyjnego ośrodka wczasowego nie jest najlepszym pomysłem — zapadające się w trawie obcasy i swojskie klimaty niezbyt wpisują się w charakter takiego wydarzenia. Pamiętajmy również, że zaproszenia na przyjęcie firmowe powinny być rozesłane odpowiednio wcześniej by dać gościom możliwość podjęcia decyzji i zarezerwowania czasu w kalendarzu.